Como organizo a semana sem planos impossíveis

Durante muito tempo, eu confundia organização com conseguir fazer muitas coisas.

Quando começava uma semana nova, queria aproveitar cada minuto. Fazia uma lista enorme de tarefas, distribuía tudo pelos dias e, de alguma forma, conseguia acreditar que aquela seria a semana em que finalmente faria tudo.

Estudar, treinar, trabalhar, ler, criar conteúdo, organizar a casa, responder às mensagens, começar aquele projecto que estava parado há semanas. dormir bem, ter tempo para mim.

À segunda-feira, parecia tudo perfeitamente possível, na quarta-feira, já estava cansada. E no domingo, normalmente, ficava com aquela sensação desagradável de que não tinha feito o suficiente.

O problema não era necessariamente a minha falta de organização.

Eu estava a planear semanas para uma versão de mim que não existia.

Hoje tento fazer diferente. Não tento descobrir como encaixar o máximo de coisas possível numa semana. Tento perceber o que realmente precisa de acontecer e quanto espaço tenho para fazer acontecer.

O problema de planear uma semana perfeita

Muitas de nós fazemos isto sem perceber: imaginamos uma semana em que vamos acordar cedo todos os dias, cumprir todas as tarefas, treinar, estudar, comer bem, beber água, responder a toda a gente, avançar nos nossos projectos e ainda ter energia para fazer alguma coisa divertida.

Só que a vida real não funciona assim.

Há dias em que acordamos sem energia, há tarefas que demoram o dobro do que imaginávamos.

Aparecem coisas que não estavam planeadas, uma reunião demora mais tempo.

Alguém precisa de nós, ficamos doentes ou simplesmente temos um dia mau.

E quando o nosso planeamento não tem espaço para nada disso, basta uma coisa sair do lugar para sentirmos que a semana inteira está perdida.

Foi aí que comecei a perceber que uma semana organizada não é uma semana completamente preenchida, mas sim, uma semana que tem espaço suficiente para a vida acontecer.

Primeiro, vejo o que já está marcado

Antes de começar a escrever uma lista enorme de coisas que quero fazer, olho para aquilo que já sei que vai acontecer: aulas, trabalho, compromissos, consultas, treinos, eventos, qualquer coisa que tenha uma hora ou um dia específico.

Parece básico, mas faz muita diferença.

Porque às vezes fazemos uma lista com dez tarefas sem sequer considerar que metade da nossa semana já está ocupada.

Depois perguntamo-nos por que razão nunca conseguimos cumprir o planeamento.

Por isso, antes de decidir o que quero fazer, tento perceber quanto tempo realmente tenho disponível.

Depois, escolho as prioridades

Esta é provavelmente a parte que mais mudou a minha forma de organizar a semana.

Nem tudo pode ser prioridade. Se tudo é urgente, nada é realmente prioridade.

Por isso, tento escolher algumas coisas que quero mesmo que aconteçam naquela semana.

Não precisam de ser grandes objectivos.

Podem ser coisas como:

• terminar determinado trabalho;
• estudar para uma prova;
• publicar determinado conteúdo;
• avançar algumas horas num projecto;
• fazer os meus treinos;
• resolver uma tarefa que estou a adiar há demasiado tempo.

A pergunta que gosto de fazer é:

“Se no final desta semana eu só conseguir fazer algumas coisas, quais vou querer ter feito?”

Isso ajuda-me a distinguir aquilo que é realmente importante daquilo que simplesmente parece urgente porque está na minha cabeça.

Não transformo a lista inteira em compromissos

Existe uma diferença entre querer fazer alguma coisa e ter de fazer alguma coisa num determinado dia.

Nem tudo precisa de entrar na agenda.

Se eu tenho cinco pequenas tarefas que gostaria de fazer durante a semana, não preciso necessariamente de decidir:

Segunda-feira, 14h17: fazer tarefa 1.

Ter uma estrutura demasiado rígida pode funcionar durante dois dias e depois tornar-se impossível de manter.

Prefiro definir as minhas prioridades e distribuir algumas tarefas pelos dias, deixando espaço para adaptar o plano.

Porque organização também é conseguir mudar o plano quando necessário.

Divido as tarefas grandes

Uma das razões pelas quais adiamos determinadas coisas é porque elas parecem maiores do que realmente são.

“Trabalhar no projecto” não diz exactamente o que preciso de fazer.

É uma tarefa enorme e vaga.

Em vez disso, posso dividir:

• pesquisar referências;
• organizar as ideias;
• escrever o primeiro rascunho;
• rever;
• finalizar.

De repente, já não preciso de “fazer o projecto”, preciso apenas de começar pela primeira parte.

Isto também torna mais fácil perceber quanto tempo uma tarefa pode realmente ocupar.

Não encho todos os espaços vazios

Esta foi difícil para mim.

Quando via duas horas livres na agenda, a minha primeira reacção era pensar:

“O que posso colocar aqui?”

Hoje tento pensar:

“Será que preciso mesmo de colocar alguma coisa aqui?”

Tempo livre não é tempo desperdiçado.

Às vezes essas duas horas vão servir para descansar, ou para fazer alguma coisa que não estava planeada, ou simplesmente para não estar a correr de uma tarefa para outra durante o dia inteiro.

Se organizarmos a semana como se cada minuto tivesse de ser aproveitado, qualquer imprevisto vai parecer um problema.

Se deixarmos algum espaço, o imprevisto passa a ser apenas… parte da semana.

Também considero a minha energia

Uma coisa que demorei a perceber é que tempo e energia não são a mesma coisa.

Posso ter três horas livres e não ter energia mental para fazer uma tarefa que exige concentração.

Posso ter apenas uma hora e conseguir fazer bastante porque estou focada.

Por isso, quando planeio a semana, tento prestar atenção ao tipo de tarefa e não apenas ao tempo disponível.

Tarefas que exigem mais concentração ficam, sempre que possível, para os momentos em que sei que funciono melhor.

As tarefas mais simples podem ficar para momentos em que estou com menos energia.

Não é sobre criar o horário perfeito.

É sobre conhecer um pouco melhor a pessoa que vai ter de cumprir aquele horário.

Deixo espaço para os dias maus

Esta talvez seja a parte mais importante.

Porque nós planeamos como se fossemos estar sempre bem.

Só que não estamos.

Há dias em que simplesmente não conseguimos produzir como gostaríamos.

E acho que precisamos de parar de tratar isso como uma falha moral.

Se tive um dia péssimo, talvez não consiga cumprir tudo o que estava planeado.

Tudo bem.

Posso reorganizar, posso adiar uma tarefa, posso diminuir o que tinha planeado, posso fazer apenas o essencial.

Uma semana não fica arruinada porque uma terça-feira correu mal.

Não preciso de recomeçar a minha vida todas as segundas-feiras.

Faço uma pequena revisão a meio da semana

Outra coisa que comecei a fazer é olhar novamente para o meu planeamento durante a semana, porque o que parecia realista no domingo pode deixar de fazer sentido na quarta-feira.

Talvez tenha surgido uma tarefa nova.

Talvez uma coisa tenha demorado mais do que esperava.

Talvez eu tenha percebido que uma das minhas prioridades já não é assim tão importante.

Então ajusto.

Não vejo o planeamento como algo que escrevi e que agora tenho de obedecer.

Vejo-o como uma ferramenta.

Se a ferramenta deixou de servir, eu posso mexer nela.

O meu planeamento semanal não precisa de ser bonito

Confesso que gosto de coisas bonitas e organizadas.

Mas aprendi que um planeamento pode ser extremamente bonito e completamente inútil.

Não preciso de uma página cheia de cores, trackers e vinte categorias diferentes se no final não consigo perceber o que tenho realmente de fazer.

Às vezes uma folha com:

Esta semana

• 3 prioridades
• compromissos
• tarefas
• coisas que quero fazer
• espaço para notas

é suficiente.

A melhor ferramenta de organização é aquela que realmente consigo usar.

Não aquela que parece perfeita no Pinterest.

No final, quero sentir que vivi a semana

Esta é talvez a mudança mais importante.

Hoje, quando penso em organizar a minha semana, não penso apenas em tudo aquilo que quero conseguir.

Também penso em como quero sentir-me durante a semana.

Quero ter tempo para descansar.

Quero conseguir estar presente nas coisas que estou a fazer.

Quero trabalhar nos meus objectivos sem sentir que estou constantemente atrasada.

Quero poder fazer alguma coisa espontaneamente.

Quero ter espaço para simplesmente existir.

Porque se o meu planeamento me permite cumprir vinte tarefas, mas me deixa exausta e frustrada, será que foi realmente uma semana bem organizada?

Não sei.

Para mim, organização começou a significar outra coisa.

Não é fazer tudo.

É decidir conscientemente onde quero colocar o meu tempo e a minha energia.

Um modelo simples para organizares a tua semana

Se quiseres experimentar esta forma de planeamento, podes começar com cinco perguntas:

1. O que já tenho marcado?

Coloca compromissos, aulas, trabalho, consultas e tudo aquilo que tem uma hora ou data definida.

2. Quais são as minhas três prioridades?

Escolhe poucas.

Se terminares essas três coisas, a semana já terá valido a pena.

3. Que outras tarefas gostaria de fazer?

Aqui entram as coisas importantes, mas que não precisam necessariamente de acontecer.

4. Onde tenho espaço?

Não tentes preencher todos os espaços vazios.

Deixa margem.

5. O que preciso de ajustar?

No meio da semana, olha novamente para o plano.

Pergunta-te:

Ainda faz sentido?

Se não fizer, muda.

Não precisas de cumprir um plano só porque foste tu que o escreveste.

Uma semana organizada não precisa de ser uma semana perfeita

Ainda tenho semanas em que faço planos demasiado ambiciosos.

Ainda há dias em que procrastino.

Ainda há tarefas que ficam para a semana seguinte.

A diferença é que já não interpreto automaticamente isso como falta de disciplina.

Estou a aprender a organizar a minha vida de uma forma que tenha espaço para a vida real.

Porque talvez organização não seja descobrir como fazer mais.

Talvez seja descobrir o que merece realmente o nosso tempo.

E, para mim, uma boa semana não é aquela em que consigo riscar tudo da lista.

É aquela em que, no meio de todas as coisas que precisava de fazer, ainda consigo reconhecer que aquela semana também foi minha.